Per newsletter si intente un invio periodico di posta elettronica in formato testo o HTML.In genere le newsletter il formato testo sono più leggere di quelle in HTML ma non possono contenere immagini e formattazione, cosa che invece permette il formato HTML.
Il formato testuale potrebbe essere essenziale per gli utenti che leggono posta con strumenti diversi dal personal computer, dotati di dispositivi più piccoli e di software incapace di interpretare l'Html in maniera corretta. Da sottolineare il fatto che col tempo questi strumenti meno dotati verranno sostituiti con altri forniti di software più recenti in grado di leggere lo standard Html.
La scelta del formato delle newsletter può dipendere anche da altri fattori, come la velocità di invio, il supporto di lettura, i filtri antispam, il risparmio di banda, ecc. Il formato testo è più veloce da inviare, può essere letto da qualsiasi supporto, vengono meno ai filtri antispam, fanno risparmiare banda, ecc. Ma a discapito non possono avere la formattazione del testo (grassetto, sottolineato, allineamenti, tipi di carattere diversi, ecc), le immagini, i colori, ecc, cose che invece si possono avere con le newsletter in formato HTML.
Una newsletter può esistere per svariati motivi, esempio: invio pubblicitario di nuovi prodotti, comunicazione periodica con i clienti, invio informative su nuovi avvenimenti, comunicazione di leggi, ecc.
La frequenza di invio è scelta in base al tipo di newsletter che si sta inviando, esempio: nel caso di un cinema potrebbe essere settimanale per comunicare la programazione della settimana; per una testata giornalitica potrebbe essere giornaliero per inviare i titoli del quotidiano; per un'agenzia di viaggi potrebbe essere mensile per comunicare le offerte del prossimo mese;ecc.
Le newsletter devono sottostare alla normativa relativa a privacy e vita privata, della quale si occupa il Garante, che afferma come sia vietato inviare messaggi informativi o pubblicitari non sollecitati.
In genere le newsletter vengono inviate da singole persone o aziende ad una lista di indirizzi internet.
Esistono programmi per facilitare la manutenzione e l'invio di queste newsletter. Software come Mailing List Studio, che riteniamo sia il migliore strumento in commercio.